Всем привет! Сегодня я расскажу, как я управляю своими делами, при помощи методологии Agile и доски с задачами, которая называется Kanban.
Если кому интересно, то Agile-методология активно применяется в разработке ПО. Это скорее набор принципов, который получил активное применение в ИТ. На эту тему написано много статей, существует огромное количество тренингов, курсов, видео: о том, как Agile использовать в работе ИТ компании.
В этой статье я хочу рассказать, как я применяю Agile в управлении своими личными делами, задачами, которые никак не связаны с моей основной работой.
Определения
Введем немного определений. Под задачей я буду понимать некоторую активность, на которое уходит несколько часов или даже дней, а так же это что-то уникальное, что делается не регулярно. Например, перестановка в квартире — мы будем считать это задачей, т.к. она занимает много времени, делается нерегулярно. Вынос мусора — это не будет считаться задачей, потому что не занимает много времени и делается регулярно. Такую активность мы будем называть привычкой. Ну и еще введем одно понятие, как действие — это будет одна из активностей, которая требуется на выполнение задачи, но на нее потребуется совсем чуть-чуть времени (например, не более 1 часа). Например, бронирование отеля — это будет считаться действием. Ну и добавим еще такое определение, как веха. Это будет очень крупная значимая задача, которая состоит из множества подзадач. Например, переезд в другую квартиру — это может быть вехой.
Вот такими определениями я буду ниже оперировать при Agile-планировании личных задач.
Инструмент для планирования
Я использую для планирования такой инструмент, как YouGile. Он абсолютно бесплатный, даже на небольшие команды до 10 человек, без «урезания» функциональностей.
Зарегистрируемся в этом сервисе и создадим наш проект. Я его называл «Мои дела».
После этого у нас должна появиться вот примерно такая доска:
Все задачи
Теперь пришло время выписать абсолютно все задачи, идеи, которые у нас есть. Такой список задач называется бэклогом. В бэклог будут попадать в дальнейшем абсолютно все смелые идеи. Просто пришла какая-то мысль что-то сделать в обозримом будущем, то заносим ее сразу же в бэклог. Допустим, мой бэклог будет состоять из следующих задач:
вылечить зуб, провести 10 силовых тренировок до НГ, переехать в свою квартиру, составить календарь соревнований на 2026, прививки коту, съездить на Домбай, запланировать отпуск, удалить пятно в салоне машины, отпраздновать День рождения, провести ТО для велосипеда.
Теперь занесем все наши задачи в наш бэклог на Agile доске. Каждая задача получает отдельную карточку.
Декомпозиция задач
Следующий шаг, наделить каждую из задач определенными свойствами (или атрибутами), возможно добавить подзадачи или действия. Крупные задачи будут иметь статус вехи. Расставляем приоритеты и сроки. Добавляем задаче какие-то дополнительные описания.
Это шаг будет называться Декомпозицией: мы даем задаче более расширенное описание, дробим её на много простых задач (действия или подзадачи) и вообще пытаемся понять, а насколько выполнимая задача.
Для начала создадим колонку, которую, так и назовем «Декомпозиция».
Кликаем по кнопке «Создания колонки» и даем ей название — «Декомпозиция».
Теперь давайте перенесем какую-нибудь задачу из колонки «Бэклог» в колонку «Декомпозиция». Делается это путем перетаскивания мышкой.
Теперь настало время наделить задачу определенными атрибутами. Но у нашей доски нет пока что атрибутов и их надо будет ввести. Предлагаю добавить следующие атрибуты:
- Приоритет задачи — просто ограничимся словом «Важность»
- Тема задачи
- Цена, если задача требует каких-либо денежных затрат
В качестве атрибутов мы будем использовать встроенные стикеры. Добавляются они при помощи кнопочки «+», как на картинке ниже:
Давайте кликнем по ним.
Нам понадобятся два стикера с заданными значениями и один стикер свободное числовое поле. 
Давайте создадим первый стикер: Важность. И дадим ему три значения: «Высокая», «Средняя», «Низкая». Можно, кстати, сделать и больше значений, например, добавить «Критическая» еще или как-то иначе. А может наоборот, для кого-то удобно всего два значения, например, «Важно» и «Неважно». На моей доске это будет выглядеть вот так:
Точно так же мы создадим второй набор стикеров с темой задачи и назовем его «Тема». А стикер «Стоимость» мы создадим, выбрав при создании другой тип: «Свободное числовое поле».
Итак наши стикеры готовы.
Теперь надо их перетащить на каждую из задач, которая находится в декомпозиции и выбрать значение стикера. Просто перетаскиваем его мышкой на задачу.
Создадим теперь действия для выполнения нашей задачи. Кликаем по задаче и появляется справа панелька по данной задаче.
Давайте создадим Чек-лист. По умолчанию наш чек-лист так и называется «Чеклист», я его переименовал в «Что будем делать» и сделал его из пяти пунктов. Каждый пункт чек-листа — это будет отдельное действие. Вот посмотрите, как я декомпозировал на 5 действий задачу «Вылечить зуб»:
Работа над задачей
Давайте создадим еще колонки
Например, колонка «В очереди» — туда мы будем перетаскивать задачи, которые были полностью декомпозированы, но за которые мы еще не брались.
Колонка «В ожидании» — задачи, выполнение которых у нас поставлено на паузу, например, мы записались на лечение зуба и до даты записи на решение задачи мы уже никак повлиять не можем.
Колонка «В работе» — задачи, над которыми мы будем работать сегодня.
И финальная колонка «Завершена», это задачи, которые выполнены. Можно настроить правило, чтоб если задача получает признак «Выполнена», то она автоматически переходила в данную колонку.
По мере работой над задачей она будет потихоньку обрастать артефактами. Артефакты — это некоторые промежуточные результаты, которые у нас появляются по мере работы над задачей.
Например, в процессе поиска врача я нашел три клиники (информация вымышленная, любые совпадения случайны) и добавил их в описании задачи. Это и будет являться артефактами.
Артефакты можно добавлять во вкладке Чат. В каждой задаче есть отдельный чат по обсуждению работы над этой задачей.
Привычка планировать
Самое главное, чтоб такая методология работала, надо сделать привычку и проводить такое планирование ежедневно. Как правило это со временем не будет отнимать более 15 минут в день. Например, вечером смотреть что было выполнено в течение дня и строить планы на завтрашний день.
Ну и можно использовать такую методологию всеми членами семьи, так как система многопользовательская и даже назначать друг другу задачи и смотреть кто как их выполнил.
Кстати, у данного Agile сервиса есть и мобильные приложения на Apple iOS и Android, но полная визуализация всех дел, безусловно, лучше на большом экране.